Als Nachbarschaftsmoderator:in besteht eine deiner Hauptaufgaben darin, Treffen und Veranstaltungen zu organisieren, die mit der Art der Organisation, die du vertrittst, in Einklang stehen.

Die Entwicklung der Informationstechnologie und der Online-Kommunikation bietet eine breite Palette von Werkzeugen, die die Verwaltung dieser Veranstaltungen erleichtern. Nehmen wir an, du musst eine Veranstaltung organisieren: Schauen wir uns an, welche Schritte nötig sind und welche digitalen Tools bei jedem der einzelnen Schritte eine nützliche Unterstützung sein können.

 

Lerne die Nutzer:innen kennen 

Jede:r Nachbarschaftsmoderator:in muss die Menschen kennen, die die Dienste seiner Organisation in Anspruch nehmen. Wie alt sind sie? Wie viele sind es? Welches Geschlecht haben sie? Welcher Arbeit gehen sie nach? Welche Interessen haben sie? Wie viel Zeit haben sie zur Verfügung? Wie viel Engagement wollen sie aufbringen? Welche anderen Kontakte haben sie? Jede:r Moderator:in weiß aufgrund seiner eigenen Erfahrungen, welche Informationen er/sie über teilnehmende und/oder interessierte Mitglieder seiner Organisation benötigt.

Zu diesem Zweck sind die nützlichsten digitalen Tools diejenigen, die es ermöglichen, Online-Formulare oder Umfragen zu erstellen, deren Antworten der Ersteller immer unter Kontrolle hat. Nachfolgend sind einige kostenlose Tools aufgeführt:

  • Google Forms (kostenlos verfügbar für jeden mit einem Gmail-Konto, bietet eine breite Palette von Fragetypen);

  • Doodle (am besten bekannt für die Organisation von Besprechungen (Angabe von bevorzugten Terminen und Uhrzeiten), ermöglicht auch die Erstellung von Umfragen);

  • Menti (die kostenlose Version ermöglicht kurze Umfragen von max. 3-4 Fragen, die live durchgeführt werden können, z. B. während einer Sitzung).

Nicht vergessen: Diese Tools sind sehr nützlich, aber sie haben bestimmte Eigenschaften, die zu Einschränkungen führen können. Du musst dir darüber im Klaren sein, welche Art von Informationen du sammeln willst: Manchmal sind traditionelle Instrumente wie die regelmäßige Lektüre lokaler Zeitschriften, die Beobachtung der Gewohnheiten deiner Zielgruppe vor Ort, die persönliche Befragung von einigen von ihnen und so weiter, effektiver.

 

Mach es dir zur Angewohnheit

Es kann sinnvoll oder notwendig sein, die Mitglieder der Organisation in regelmäßigen Abständen zu kontaktieren. Dies kann notwendig sein, um die Bereitschaft zur Teilnahme an Aktivitäten, die Änderung von Interessen, die Sammlung von Vorschlägen oder aus vielen anderen Gründen zu überwachen.

In diesem Fall kannst du einen Fragebogen entwerfen, sogar einen sehr schnellen, der wenig "Pflege" benötigt, und der regelmäßig vorgelegt wird. Es ist wichtig, dass du dir sehr genau überlegst, welche Informationen du sammeln willst. Wenn die Benutzer ihn als nutzlos oder langweilig empfinden, werden sie ihn bald nicht mehr ausfüllen.

Viele Organisationen treffen sich in regelmäßigen Abständen. Die heutigen Hilfsmittel ermöglichen es, alte Flipcharts durch Online-Tafeln zu ersetzen, die dann in digitalem Format (Bilder oder PDFs) an alle Mitglieder verschickt werden können, in einem gemeinsamen digitalen Archiv gespeichert werden können, keinen physischen Platz benötigen und eine unbegrenzte Lebensdauer haben.

Im Folgenden werden einige dieser Tools vorgestellt:

  • Google Jambord (kostenlos, mit unbegrenzten Whiteboards, für jeden mit einem Gmail-Konto; jedes Whiteboard hat 20 Folien, auf die du Text schreiben, Notizzettel und einige Symbole verwenden kannst);

  • Padlet (in der kostenlosen Version verfügbar, erfordert nur die Registrierung der Person, die das Whiteboard erstellt: andere Nutzer können über Links teilnehmen; ermöglicht die gemeinsame Nutzung vieler verschiedener Dateitypen);

  • Miro (in der kostenlosen Version sind nur 3 Whiteboards verfügbar; dafür kann man viele verschiedene Dateitypen gemeinsam nutzen und andere Tools integrieren);

  • Mural.co (in kostenloser und kostenpflichtiger Version erhältlich; englischsprachige Website);

  • Canvanizer (in kostenloser und kostenpflichtiger Version erhältlich; englischsprachige Website; Vorlagen speziell für Unternehmens- und Geschäftsdesign).

 

Teilen wir es

Die Organisation verfügt wahrscheinlich über ein Managementteam oder ein Team von engeren Mitarbeiter:innen, die sicherlich Zugang zu denselben Informationen benötigen. Es ist möglich, fast jede Art von Dokument zu digitalisieren und auf Online-Speichersystemen zu speichern: Anstatt die Dateien auf dem eigenen Computer zu speichern, werden sie in Online-Ordnern gespeichert, auf die dann mehrere Geräte und mehrere Personen zugreifen können, die über gemeinsame Zugangsdaten (Konten und Passwörter) und eine Internetverbindung verfügen. Außerdem wird durch die Online-Speicherung von Dateien ("in der Wolke") das Risiko vermieden, dass der gesamte Inhalt im Falle einer Beschädigung des Computers verloren geht.

Hier sind einige Tools:

  • Google Workspace (kostenlos für alle, die ein Gmail-Konto haben; enthält viele Tools, von Dokumenten (wie Word) bis zu Tabellen (wie Excel), von Kontakten bis zu einer Galerie; hat den Vorteil, dass dasselbe Dokument in Echtzeit bearbeitet werden kann, auch von mehreren Benutzern);

  • Dropbox (kostenlose Version, es handelt sich um einen Online-Speicherplatz von 2 GB mit Zugriff von bis zu 3 Geräten und der Möglichkeit, Dateien mit anderen E-Mail-Adressen zu teilen);

  • Box (kostenlose Version, 10 GB Online-Speicherplatz mit Integration von Microsoft- und Google-Tools, mit der Möglichkeit, Dateien mit anderen E-Mail-Adressen zu teilen); 

  • WeTransfer (kostenlose Version, nützlich für den Versand großer Dateien, ohne sie an E-Mails anzuhängen: Erlaubt es, Dateien online hochzuladen und eine E-Mail mit einem Link an den Empfänger zu senden, der sie innerhalb von 7 Tagen herunterladen kann).

 

Wähle deinen Kanal

Ausgehend von den Eigenschaften der Empfänger:innen und der Art der zu versendenden Nachrichten muss die Organisation ihre Kommunikation einrichten und den am besten geeigneten Kanal wählen.

Es gibt drei Hauptkanäle, die für die Online-Kommunikation genutzt werden können: Newsletter, soziale Medien und Messaging-Apps. Mit Newslettern kann man E-Mails an eine sehr große Zahl von Empfänger:innen senden und hat die Möglichkeit, das Layout mit Farben, Bildern und Grafiken zu gestalten (im Gegensatz zu E-Mails, die mit herkömmlichen Anbietern verschickt werden); mit einem Social-Media-Profil hingegen veröffentlicht man Inhalte, die für alle Nutzer, mit denen man verbunden ist, sichtbar sind; mit Messaging-Apps schließlich kann man Nachrichten an die Telefonnummern seiner Kontakte senden (in diesem Fall helfen Broadcast-Listen oder Business-Funktionen, die Arbeit beim Senden zu vereinfachen).

Im Folgenden sind einige dieser Tools aufgeführt:

Newsletter

  • Mailup
  • Mailchimp
  • phpList

Social Media

  • Facebook
  • Instagram
  • TikTok
  • LinkedIn

Messaging-Apps

  • WhatsApp
  • Signal
  • Telegram

 

Was und warum?

Es ist wichtig, den richtigen Kanal für die Kommunikation zu wählen, die du anbieten willst: eine wichtige Kommunikation, die über den falschen Kanal erfolgt, wird niemals die gewünschten Empfänger erreichen. Aus diesem Grund ist es notwendig, dein Einzugsgebiet gut zu kennen (ganz einfach: verschiedene Altersgruppen entsprechen verschiedenen Kanälen), aber auch zu wissen, welche Tools deine Organisation braucht: E-Mails erlauben es dir, viel Text, einige Bilder und Links zu anderem Inhalt zu senden; einige soziale Netzwerke erlauben es dir, Seiten, Gruppen, Veranstaltungen zu erstellen, während andere dir nur erlauben, Bilder und Videos zu veröffentlichen; Nachrichten werden wahrscheinlich am meisten angesehen, aber du solltest es mit ihrer Länge nicht übertreiben. In der Regel entscheidet man sich für die Kanäle je nach der Art der Kommunikation, die man im gegebenen Fall durchführen möchte.

Jeder Kanal entspricht einem bestimmten Kommunikationsstil: Wir können zum Beispiel nicht die gleiche Textmenge in einen Newsletter und in einen Facebook-Post schreiben. Wir müssen bedenken, dass die Aufmerksamkeitsschwelle der Nutzer sozialer Netzwerke sehr niedrig ist, und die Tendenz, durch die verschiedenen Beiträge zu scrollen und nur die ersten Worte zu lesen oder sogar nur das Bild zu betrachten und weiterzugehen, erfordert eine sorgfältige Bewertung, wie die Botschaft zu formulieren ist, um die Aufmerksamkeit der Nutzer zu gewinnen.

Hinzu kommt, dass die Lebensdauer von Online-Inhalten in jedem Kanal anders ist: Newsletter sind normale E-Mails, die im Posteingang des Empfängers verbleiben, bis er beschließt, sie zu löschen; Beiträge auf Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn usw. bleiben nur für sehr kurze Zeit auf der Startseite sichtbar, werden aber im Profil derjenigen gespeichert, die sie veröffentlichen. In diesem Sinne ist das Risiko, dass Materialien im großen Meer der Social-Media-Posts verloren gehen, sehr hoch.

 

Wie?

Wir müssen uns in der Masse der Informationen, in die wir online eintauchen, erkennbar machen: Wir müssen einen Stil finden, der unsere Organisation charakterisiert. Auf diese Weise wird selbst der unaufmerksamste Nutzer, wenn er die Organisation einmal kennengelernt hat, ihre Beiträge oder E-Mails bemerken und wissen, dass die Organisation aktiv ist, auch wenn er nicht anhalten und überprüfen möchte, was veröffentlicht wurde.

Wenn deine Organisation ein Logo hat, ist es eine gute Idee, es in allen Veröffentlichungen zu verwenden (vorzugsweise immer an der gleichen Stelle). Du kannst eine Farbe oder eine Farbpalette (vorzugsweise eine, die das Logo widerspiegelt), eine Schriftart, ein Symbol usw. wählen und immer verwenden.    

Wie bereits erwähnt, ist es auch eine gute Vorgehensweise, die Textmenge an die Art des Kanals, den du nutzt, und an die Lesegewohnheiten deines Publikums anzupassen. Wenn du z. B. Instagram nutzt, werden sehr wenige Wörter pro Beitrag mehr als genug sein; in den Informationen über eine Veranstaltung auf Facebook wirst du mehr ausholen müssen, um eine Flut von Fragen zu vermeiden; in einem verlinkten Artikel oder direkt in einem Newsletter geschrieben, wirst du in die Tiefe gehen - wahrscheinlich in dem Wissen, dass diejenigen, die ihn lesen, sich die nötige Zeit dafür nehmen werden.

 

Promotion für ein Event

Organisationen, die in der Nachbarschaft arbeiten, haben sehr oft den Hauptzweck, mehr oder weniger große Veranstaltungen zu promoten. Nach den oben beschriebenen Vorbereitungsphasen sollen hier einige Tipps zur Vorbereitung und Durchführung einer Aktivität gegeben werden.

In der Vorbereitungsphase ist es sehr wichtig festzulegen, wie die Veranstaltung beworben werden soll: Wähle den/die geeignetsten Kanal/Kanäle und plane das Timing der Werbung (wie viele Werbeaktivitäten plane ich und in welchem Rhythmus?).

Der Inhalt sollte in den verschiedenen Phasen unterschiedlich sein: zunächst unmittelbarer und ansprechender, um das Publikum zu faszinieren und es zu ermutigen, sich auf dem Laufenden zu halten, dann ausführlicher, um den Teilnehmern alle notwendigen Informationen zu liefern.

In der Werbephase kannst du auch einen Hashtag erfinden, der zum Hashtag der Organisation hinzugefügt wird (falls du schon einen hast) oder vor, während und nach der Veranstaltung beibehalten wird.

Es kann nützlich, ich würde sogar sagen notwendig sein, Hinweise und/oder Informationen über die Teilnehmer:innen zu sammeln: Zu diesem Zweck werden die bereits im Abschnitt "Kennenlernen der Nutzer:innen" beschriebenen Tools von großem Nutzen sein.

 

Live schalten

Wir befinden uns mitten in der Veranstaltung: alles ist bereit, die Teilnehmenden sind eingetroffen und die Aktion kann beginnen.

Was ist mit denen, die nicht an der Gruppe teilnehmen können? Es gibt Möglichkeiten, Menschen teilhaben zu lassen, auch wenn sie weit weg sind! Wenn die Art der Aktivität dafür geeignet ist, kannst du ein Live-Streaming einrichten, damit diejenigen, die nicht persönlich anwesend sein können, die Veranstaltung auf ihrem Computer oder Smartphone verfolgen können. Ein Computer mit Videokamera und Mikrofon wird benötigt.

Außerdem solltest du die Möglichkeit in Betracht ziehen, die Veranstaltung aufzuzeichnen, um sie zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar zu machen, sie auf YouTube oder eine andere Plattform hochzuladen, die deiner Organisation zur Verfügung steht.

Hier sind einige kostenlose Programme zum Streamen:

  • Skype

  • Google Meet

  • Zoom

  • Microsoft Teams

  • Facebook

  • Cisco Webex

Wenn sich die Art der Veranstaltung nicht zum Filmen eignet oder nicht die Mittel dafür vorhanden sind, ist es immer noch möglich, das Geschehen auf den sozialen Kanälen der Organisation zu dokumentieren: Du kannst Fotos, kurze Videos, ein paar News, etc. posten. Vergiss nicht, den von dir gewählten Hashtag zu verwenden.

Erinnerungen

Versuche nach der Veranstaltung, sie nicht in Vergessenheit geraten zu lassen, sondern Erinnerungen bei den Teilnehmenden zu hinterlassen. Ohne mit Worten und/oder Bildern zu übertreiben, kann man einfach eine E-Mail oder einen Beitrag in den sozialen Netzwerken mit einer Collage von Fotos der Veranstaltung, einem kurzen Video-Feedback einiger Teilnehmer (10-15 Sekunden) oder einem Screenshot der verwendeten Online-Boards usw. einplanen.

Wenn man sich an das Kriterium der Kompaktheit hält, kann man einen Fragebogen zur Zufriedenheit vorbereiten, indem man Instrumente wie die im Abschnitt "Lerne die Nutzer:innen kennen" beschriebenen verwendet und die Teilnehmenden um eine Bewertung der Veranstaltung bittet. Einfache offene Fragen nach Gefallen und Nichtgefallen und die Bitte um Verbesserungsvorschläge sind ausreichend.

Dies wird das Gedächtnis und den Gemeinsinn der Teilnehmenden stärken.